1 december 2020

Een vergadering organiseren, hoe doe je dat?

Een vergadering is een belangrijk moment binnen een bedrijf. Verschillende individuen zullen tijdens deze bijeenkomst samen komen om de huidige zaken of andere onderwerpen te bespreken. Het is een moment waarbij alle werknemers weer even op de hoogte gebracht kunnen en waarin diverse onderwerpen gediscussieerd kunnen worden. Een goede voorbereiding is dus niet alleen heel belangrijk maar ook zeer waardevol. Maar hoe kan je een vergadering nou het beste organiseren?

Bepaal je doel

Een vergadering organiseren doe je natuurlijk niet zomaar. Het komt ergens vandaan en je wilt ergens naar toe. Je vergadering heeft dus een doel maar wat is dit doel? Dit doel kan per vergadering verschillen maar het is wel belangrijk om maar één doel te kiezen. Dus kan zijn de algemene gang van zaken doornemen, brainstormen voor nieuwe projecten of een cliëntbespreking. Door je vergadering te beperken houdt je het overzichtelijk en bondig. Niemand heeft zin in een vergadering die bijna de helft van de dag in beslag neemt.

Regel de juiste benodigdheden

Als je eenmaal je doel hebt bepaald kan je ook gaan nadenken over je benodigdheden. Zo heb je voor een presentatie bijvoorbeeld een beamer nodig waar de laptop op aangesloten kan worden. Ook een HDMI kabel en een pointer zijn handige tools. Hebben jullie een algemene vergadering? Dan kan het zijn dat medewerkers notities willen maken. Dan kan pen en papier uiteraard handig zijn. Gaat de vergadering langere tijd in beslag nemen? Dan moet je misschien zelfs zorgen voor koffie en thee. Ook nadenken over catering kan waardevol zijn. Zo kan je een langdurige vergadering bijvoorbeeld starten of eindigen met een lunch of diner.

Zorg voor een toepasselijke sfeer en locatie

Bij het organiseren van een interne vergadering kies je waarschijnlijk voor de vergaderruimte bij jullie op kantoor maar hoe pak je dat aan als je ook met externe personen te maken hebt? Kies je dan voor de vergaderruimte bij jullie op kantoor of is een centrale locatie dan veel logischer? Ook moet je bepalen welke sfeer je wilt creëren. Een open, informele sfeer zal namelijk veel eerder worden gerealiseerd in een koffietentje dan in een grauwe kantoorruimte. De sfeer is een belangrijke factor en heeft bijvoorbeeld invloed op iemand stemming en emotie. En het is natuurlijk wel zo fijn als deze goed gestemd blijven.

Bepaal je frequentie

Moet je in de toekomst vaker een vergadering organiseren? Bepaal dan ook tijdig wat de frequentie van deze vergadering zal zijn. Is het een eenmalige bijeenkomst of wil je liever iedere twee weken of maandelijks bij elkaar komen? Dit hangt uiteraard ook weer af van je doel. Hoe beter je bovenstaande factoren op elkaar kan afstemmen, des te beter je vergadering zal worden ontvangen.